SPK Code of conduct

1 Vi följer lagarna och agerar ansvarsfullt

Sjömanspensionskassan har i all sin verksamhet förbundit sig att följa gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter och anvisningar samt ett etiskt hållbart verksamhetssätt. Vi accepterar inte lagöverträdelser och uppmanar eller instruerar aldrig någon att bryta mot gällande lagstiftning. Centrala är bland annat lagar som gäller arbetstagarnas ställning, jämställdhet, skydd för privatlivet, bekämpning av mutor och annan korruption, arbetssäkerhet samt miljöskydd. Sjömanspensionskassan förutsätter motsvarande verksamhet också av sina samarbetspartner.

Ansvarstemat gäller allt som Sjömanspensionskassan gör. För oss innebär det ansvar för människor, såsom sjöfarare, pensionstagare, personer som arbetar hos oss samt hyresgäster. Dessutom innebär det ansvar för miljön och samhället.

Genom ansvarsfull verksamhet tryggas sjöfararnas pensionsskydd och en god solvens samt främjas verksamhetsförutsättningarna för finländsk sjöfart.

I Sjömanspensionskassans verksamhet betonas följande av FN:s mål för hållbar utveckling:

De huvudsakliga målen är:

• 3. god hälsa och välbefinnande,
• 13. klimatåtgärder, och
• 16. fredliga och inkluderande samhällen, rättvisa samt god förvaltning.

Mål som stöder de huvudsakliga målen är:

• 8. anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt, samt
• 17. samarbete och partnerskap.

2 Vi accepterar inte mutor och följer dessa principer i fråga om gåvor

Vi accepterar inte mutor i någon form. Vi lovar eller betalar inte mutor eller olagliga betalningar till någon part, och vi uppmanar eller instruerar inte heller någon att ta emot eller ge sådana.

Sjömanspensionskassan förutsätter också att dess dotterbolag, intressentgrupper och samarbetspartner förbinder sig till verksamhetssätt som motverkar mutor.

En person som är anställd hos Sjömanspensionskassan eller medlem i ett förvaltningsorgan får inte ta emot eller erbjuda en sådan gåva eller sådan gästfrihet som inte kan anses vara skälig och höra till normal verksamhet.

Om en intressentgrupp eller samarbetspartner ordnar ett evenemang som anknyter till Sjömanspensionskassans verksamhet och ovan nämnda person deltar i det, betalar Sjömanspensionskassan personens eventuella rese- och inkvarteringskostnader.

3 Vi undviker intressekonflikter

Det är inte acceptabelt att eftersträva egen eller en närståendes fördel vid skötseln av arbetsuppgifter.

Sjömanspensionskassans oberoende i beslutsfattandet får inte äventyras på grund av eftersträvan efter personlig vinning.

Omständigheter som kan uppfattas som en intressekonflikt ska vi omedelbart anmäla och tillsammans överväga lösningar på. Man får inte delta i beslutsfattande eller beredning av ett beslut om det gäller en affärstransaktion med ett företag till vilket man själv eller en närstående har anknytning.

En affärstransaktion som kan anses vara betydande och som görs med någon som hör till Sjömanspensionskassans närståendekrets godkänns av Sjömanspensionskassans styrelse. Huruvida en affärstransaktion är betydande bedöms från fall till fall, och utöver transaktionens penningvärde påverkas bedömningen också av andra omständigheter, såsom till exempel om transaktionen genomförs på villkor som avviker från normala kommersiella villkor.

Till Sjömanspensionskassans närståendekrets hör medlemmarna och ersättarna i styrelsen och fullmäktige, medlemmarna i ledningsgruppen, andra som arbetar i motsvarande ställning, revisorerna samt de ovan nämndas makar och personer som står under deras intressebevakning. Till närståendekretsen räknas också en sammanslutning där någon av de ovan nämnda har bestämmande inflytande.

Sjömanspensionskassan publicerar fortlöpande aktuella uppgifter på sin webbplats om närståendetransaktioner som godkänts av styrelsen. Dessutom publiceras styrelsemedlemmarnas och den operativa ledningens förtroendeuppdrag utanför pensionskassans verksamhet.

4 Vi respekterar mänskliga rättigheter och behandlar varandra likvärdigt

Vi bemöter och betjänar alla kunder likvärdigt och utan diskriminering.

Vi behandlar arbetstagarna likvärdigt och följer tillämplig arbetslagstiftning. Vi respekterar individens värde, privatliv samt religions- och samvetsfrihet. Vi accepterar inte diskriminering, trakasserier, hot eller kränkningar. Vi arbetar aktivt för säkra arbetsförhållanden.

Att skapa och upprätthålla en god arbetsatmosfär är vår gemensamma uppgift. En fungerande och rättvis arbetsgemenskap där alla trivs skapas genom ömsesidigt förtroende, respekt för människan, genuin omtanke, vilja att hjälpa samt god laganda.

Chefens ansvar är att främja en öppen och konstruktiv diskussion om alla arbetsrelaterade frågor samt att uppmuntra arbetstagarna att ställa frågor, lägga fram utvecklingsförslag och berätta om eventuella missförhållanden. Chefen ansvarar också för sin del för introduktionen av nya arbetstagare och ingriper vid behov i frågor som kräver korrigering.

5 Vi kommunicerar öppet

Vi kommunicerar öppet, direkt och ärligt. På Sjömanspensionskassans webbplats finns mycket information om oss, och dessutom utkommer tidningen Albatrossi fyra gånger om året. Tidningen publiceras också som webbtidning. Vi publicerar årligen verksamhetsberättelsen och hållbarhetsrapporten som webbpublikationer.

Sjömanspensionskassan har dock en skyldighet att beakta insiderbestämmelser och affärshemligheter som ska hållas hemliga och som vi inte kan röja.

I sociala medier följer vi samma principer som i annan kommunikation och annat umgänge när det gäller uppgifternas konfidentialitet och korrekthet. Vi agerar aldrig på ett sätt som skulle kunna skada Sjömanspensionskassans anseende.

6 Vi bevarar affärshemligheter och ser till informationssäkerheten

Vi håller konfidentiella uppgifter som vi fått i vårt arbete om bolagets verksamhet, personal, kunder och samarbetspartner hemliga och berättar eller lämnar inte ut dessa uppgifter till andra än dem som berörs. Även uppgifter som hänför sig till säkerhetsarrangemang är konfidentiella, såsom information om kontanthantering, informationssäkerhet, larmsystem och anvisningar för undantagssituationer.

Vi använder informationssystem och program i enlighet med avtal och användarrättigheter. Vi ser alltid till att konfidentiell eller viktig information inte försvinner eller hamnar i utomståendes händer. Vi hanterar elektroniska arbetsredskap och information omsorgsfullt. När vi lämnar våra arbetsplatser lämnar vi inte kvar upptagningar eller material som innehåller konfidentiell information på skrivborden.

Sjömanspensionskassans personal har undertecknat en tystnadsförbindelse som förpliktar dem att hålla information som erhållits i arbetet hemlig även efter att anställningen har upphört.

7 Vi behandlar kunduppgifter och andra personuppgifter konfidentiellt

Hos Sjömanspensionskassan behandlas konfidentiella uppgifter om rederier, försäkrade, pensions- och förmånstagare samt personal endast i den omfattning som är nödvändig för skötseln av uppgifterna. Registrerade uppgifter lämnas vidare endast inom de gränser som lagen tillåter, med iakttagande av Sjömanspensionskassans modell för dataskyddshantering. På Sjömanspensionskassans webbplats har detaljerade dataskyddsbeskrivningar publicerats, och i den elektroniska tjänsten kan man göra registerförfrågningar som gäller en själv.

8 Vi följer insiderbestämmelserna och Sjömanspensionskassans insideranvisning

En person som är anställd hos Sjömanspensionskassan eller medlem i ett förvaltningsorgan kan i sitt uppdrag eller utanför det få kännedom om icke offentliggjord och väsentlig information som gäller ett enskilt värdepapper. Missbruk av sådan insiderinformation är förbjudet.

Missbruk av insiderinformation är till exempel handel med ett sådant värdepapper för egen eller annans räkning, att ge investeringsråd om värdepappret samt att lämna ut information om värdepappret till någon annan när detta inte hör till det normala utförandet av arbetsuppgifter. Den som fått insiderinformation ska också avstå från att delta i beredning, behandling och beslutsfattande i ärenden som gäller ett sådant värdepapper.

För Sjömanspensionskassan har en permanent insiderkrets fastställts. Insideranvisningen har delats ut till alla som hör till den permanenta insiderkretsen. Därutöver kan det finnas projektspecifika insiderkretsar, vars personer alltid instrueras separat.

9 Rapportering av farhågor eller överträdelser

Hos Sjömanspensionskassan förutsätts att lagar och anvisningar följs. Det är vars och ens skyldighet att vid behov be om hjälp samt att omedelbart rapportera misstänkta och upptäckta överträdelser.

Rapporter behandlas konfidentiellt, och missbruk leder till en påföljd för den som gjort sig skyldig till överträdelsen enligt gärningens allvar. En rapport som görs i god tro medför inga skadliga följder för den som rapporterar.

En rapport kan lämnas till chefen, compliance officer, per e-post till compliance(at)merimieseläkekassa.fi eller anonymt via webbplatsen.